Ab 27. November 2020 sind Unternehmen gegenüber öffentlichen Auftraggebern verpflichtet, Rechnungen im elektronischen Format zu erstellen und zu versenden.

Zu den öffentlichen Auftraggebern zählen neben den klassischen Behörden, wie Bund, Länder oder Kommunen, auch Unternehmen wie Krankenhäuser, Energieversorger, Entsorgungsunternehmen, Schwimmbäder, Museen und kulturelle Einrichtungen, Straßenbauunternehmen, Schulen und Hochschulen. Eine Ausnahme besteht bei Direktaufträgen, deren Netto Auftragswert vorrausichtlich maximal 1.000 Euro beträgt.

Bitte beachten Sie die geltenden Regelungen der jeweiligen Bundesländer.

Was sind die Vorteile der elektronischen Rechnung?

  • Sie sparen Porto, Papier und Druckkosten

  • Sie sparen Arbeitszeit, da Arbeitsschritte wie ausdrucken, frankieren und der Weg zur Post entfallen
  • Die Aufbewahrung ist digital und spart somit Platz

  • Durch die Zustellung per E-Mail erfolgt eine zügigere Bearbeitung, und dadurch im Idealfall eine schnellere Begleichung von Rechnungen

Was ist zu beachten?

Elektronische Rechnungen müssen alle Vorgaben nach §14 des Umsatzsteuergesetzes erfüllen und dürfen nachträglich nicht verändert werden. Sie unterliegen den gleichen Aufbewahrungsfristen wie Papierrechnungen.

Bitte beachten Sie, dass sie pro E-Mail nur eine Rechnung und einen Anhang versenden dürfen. Sammelrechnungen werden nicht anerkannt. Außerdem werden weder Bilddateien, noch Word-oder Excel Dateien angenommen, gleiches gilt für angehängte PDF-Dateien.

Der Rechnungsempfänger muss der elektronischen Rechnung zustimmen. Dazu müssen diese entweder schriftlich ihr Einverständnis erklären, oder eine Eingangsrechnung die diese per Mail erhalten haben bezahlen.

Wir empfehlen elektronische Rechnungen mit einer Lesebestätigung zu versenden.

Wofür steht ZUGFeRD?

ZUGFeRD ist die Abkürzung für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland – dies ist ein spezielles Daten – Format, dem eine sogenannte XML – Datei mit Angaben in maschinenlesbarer Form hinzugefügt werden.

Wie sieht eine ZUGFeRD Rechnung aus?

Sie können das PDF-Dokument wie gewohnt ansehen. Aus der für Maschinen lesbaren XML-Datei können buchhalterische Informationen weitgehend automatisch verarbeitet werden.

Unsere Lösung

Gerne stellen wir Ihnen unsere ZUGFeRD-Lösung in Verbindung mit unserem Dokumentenmanagmentsystem (kurz DMS) in einem unverbindlichen Termin vor. Überzeugen Sie sich von den Vorzügen und gehen Sie den nächsten Schritt in der Digitalisierung ihres Handwerkbetriebes.

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ZUGFeRD und DMS P.2











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