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Jeder Betrieb benötigt einen Personalfragebogen um Informationen über den Arbeitnehmer zu sammeln. Dabei werden oft Informationen angefragt die gar nicht zulässig sind oder es fehlen Informationen. Wir haben einen Personalfragebogen optimiert und stellen ihn zur Verfügung.
Was ist ein Personalfragebogen?
Ein Personalfragebogen (BAG v. 21.9.1993 – 1 ABR 28/93) fragt und sammelt, innerhalb eines standardisierten Formulars, nach persönlichen und beruflichen Daten von neuen Mitarbeitern. Er hilft der schnelleren Erfassung von Informationen, um der Personalabteilung und Lohnabteilung eine Menge Arbeitszeit abzunehmen. Dadurch kann der Buchhaltungsmitarbeiter einfacher die Daten in UNI-Baulohn und Excellent P.2 eintragen.
Wann wird ein Personalfragebogen eingesetzt?
Der Personalfragebogen wird meistens im fortgeschrittenen Bewerbungsprozess/Einstellungsprozess an den Bewerber versendet. Im Bewerbungsprozess ist der Arbeitnehmer aber nicht dazu verpflichtet diesen auszufüllen.
Nach welchen Angaben darf im Personalfragebogen gefragt werden?
Es gibt einige Daten die angegeben werden müssen. Hier ist eine Liste an Angaben die erlaubt sind:
Persönliche Angaben
Familienname (sowie der Geburtsname), Vor- und Nachname, Vollständige Adresse, Geburtsdatum, Geschlecht, Versicherungsnummer, Familienstand, Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Kontonummer (IBAN) und die Bankleitzahl/Bankbezeichnung (BIC)
Fragen zur Beschäftigung
Eintrittsdatum, Betriebsstätte, Berufsbezeichnung, Haupt- oder Nebenbeschäftigung, Weitere Beschäftigungen, Höchster Schulabschluss, Höchste Berufsausbildung, Beginn der Ausbildung, Voraussichtliches Ende der Ausbildung
Steuer Angaben
Steueridentifikationsnummer, Finanzamt-Nummer, Steuerklasse/Faktor, Kinderfreibeträge, Konfession, Freibeträge Steuer
Sozialversicherungsangaben
Gesetzliche Krankenkasse, Bei Privat Versicherten und Minijobbern auch die letzte gesetzliche Krankenkasse, Elterneigenschaft
Vermögenswirksame Leistungen
Diese Angaben sind notwendig, wenn ein VWL-Vertrag vorliegt: Empfänger VWL, Höhe des Betrages, Arbeitgeber-Anteil pro Monat, Seit Wann, Vertragsnummer, Kontonummer (IBAN), Bankleitzahl/Bankbezeichnung (BIC)
Welche weiteren Dokumente können Benötigt werden?
Das ist teilweise Situativ abhängig, aber nach diesen Dokumenten kann gefragt werden:
- Arbeitsvertrag
- Bescheinigung über LSt.-Abzug
- SV-Ausweis
- Mitgliedsbescheinigung Krankenkasse
- Bescheinigung zur privaten Krankenkasse
- VWL-Vertrag
- Nachweis Elterneigenschaft mit Geburtsurkunde des Kindes als Kopie
- Vertrag Betriebliche Altersversorge
- Schwerbehindertenausweis (Nur wenn die Behinderung die Tätigkeit einschränkt)
- Aufenthaltsgenehmigung
Wie Unterscheidet sich der Personalfragebogen im Handwerk?
Welche Fragen dürfen im Personalfragebogen nicht gestellt werden?
Nach § 75 Abs. 2 BetrVG sind Betriebe dazu verpflichtet die freie Entfaltung ihrer Arbeitnehmer zu schützen. Alle Fragen die Persönlichkeitsrechte verletzten sind deshalb nicht zulässig, dazu zählen:
- Alle Fragen zur Gesundheit, Schwangerschaft, dem Kinderwunsch sind unzulässig
- Heiratsabsichten
- Partei- oder Gewerkschaftszugehörigkeit
- Vermögensverhältnisse
- Vorstrafen (ein Führungszeugnis anfordern je nach Art der Tätigkeit ist erlaubt)
- Ethnische Herkunft
- Höhe der bisherigen Vergütung
Wie einfach lassen sich Daten in UNI-Baulohn eintragen und ändern?
Personaldaten
Durch das übersichtliche Menü lassen sich alle Personaldaten eines neuen Mitarbeiters in 3 Min. einpflegen. Dank der logischen Struktur finden sich auch neue Anwender sofort zurecht. Pflichtfelder und automatische Plausibilitätsprüfungen verhindern dabei Fehleingaben von Anfang an. So bleibt Ihre Personalverwaltung fehlerfrei und effizient.
Steuerdaten
In den Steuerdaten wir automatisch das ELSTAM eingebunden, damit werden Änderungen automatisch übernommen. Durch die Anmeldung werden Steuerklasse/Faktor, Kinderfreibeträge und Kirchensteuerabzugsmerkmale Religionszugehörigkeit) automatisch eingetragen oder geändert. Die eTIN kann auch automatisch ermittelt werden.
Solzialversicherung
Im Reiter „SV-Relevante Daten“ lassen sich alle gesetzlichen Vorgaben lückenlos abbilden. UNI-Baulohn ordnet Beitragsgruppen für KV, RV, AV und PV über übersichtliche Dropdown-Menüs zu und verknüpft diese direkt mit den zuständigen Krankenkassen. Durch die integrierten Abfragen, wie zum Beispiel für das Umlageverfahren (U1/U2) oder gesetzliche Besonderheiten bei Mini- und Midi-Jobs, sind alle Abrechnungen rechtssicher und fehlerfrei hinterlegt.
Lohndaten
Im Bereich des Lohns ist es möglich bis zu 7 Stundenlöhne einzutragen, um die verschiedensten Mitarbeiterangebote abzudecken, beispielsweise wenn Mitarbeiter einen anderen Lohn für Anfahrten erhalten. Gleichzeitig sind in dieser Ansicht die Daten für die Berufsgenossenschaft (Gefahrenklasse) sowie das EEL-Verfahren (Entgeltersatzleistungen) integriert. Damit ist sichergestellt, dass alle gesetzlichen Meldungen für die Unfallversicherung und Krankenkassen fehlerfrei im Hintergrund generiert werden.
Darlehen
Bis zu drei Darlehen können pro Mitarbeiter eingetragen werden. Auf jedes Darlehen kann eine Verzinsung gebucht werden. Diese Daten können einfach an die Finanzbuchhaltung übergeben werden. Ein Verlauf der Darlehen kann jederzeit erzeugt werden.
Pfändung
Bei den Pfändungen ist die Pfändungstabelle hinterlegt und wird jedes Jahr aktualisiert und eingepflegt ohne dass dein Betrieb sich darüber Gedanken machen muss. Pro Mitarbeiter können bis zu 5 Pfändungen angelegt werden. Die integrierten Felder für Empfänger, IBAN und Verwendungszweck sorgen dafür, dass die berechneten Pfändungsbeträge direkt in den regulären Zahlungsverkehr einfließen. Das spart manuelle Überweisungen im Online-Banking und verhindert Tippfehler bei den Kontodaten des Gläubigers.
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FAQ – Häufig gestellte Fragen zum Personalfragebogen
