UNI-DMS – Ihr Dokumenten-Management-System

Digitale Dokumente wie E-Mails, PDFs und Fotos stellen heute einen Großteil des Schriftverkehrs dar. Hinzu kommen Dokumente in Papierform. So gibt es mindestens zwei Stellen zum Suchen und Bearbeiten: am Computer und im Aktenordner.

Dass nahezu alle Dokumente, auch die elektronischen(!), 10 Jahre aufzubewahren sind, macht den Einsatz eines Dokumenten-Management-Systems unabdingbar.

Digitalisieren Sie jetzt all Ihre Dokumente und erfreuen Sie sich jeden Tag an einer komfortablen und optimierten Ablage.

Die Vorteile des DMS im Überblick

• Nie mehr Suchen, nur noch Finden!
• Optimierte Bearbeitungsprozesse
• Verbesserte Qualität der Vorgangsbearbeitung
• Wegfall von Verteilerkopien
• ZUGFeRD-Integration
• Fehlerminimierung
• Mehr Dokumentensicherheit
• Kostenreduktion bei wachsendem Geschäftsvolumen
• Geringerer Platzbedarf
• Entlastung Ihres E-Mail-Systems
• Einheitliche Informationsplattform, keine Medienbrüche
• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wie GoBD und DSGVO
• Steigerung der Mitarbeitermotivation durch Reduzierung eintöniger Ablage- und Suchtätigkeiten
• Gestaltung der Kategorien nach Ihren Wünschen
• Volltextsuche
• und vieles mehr!

Ansicht der individuell anlegbaren Kategorien in der UNI-DMS-Software

Kernaufgaben des UNI-DMS

1. Suchen und finden in den stetig größer werdenden Datensammlungen
2. Schaffung einer Bearbeitungsstruktur für elektronische Dokumente
3. Archivierung der Dokumente für mindestens 10 Jahre und das strukturierte Löschen nach Ablauf der Lagerfristen

Jetzt mit ZUGFeRD Integration

Unser DMS-Programm verfügt über eine ZUGFeRD-Schnittstelle. ZUGFeRD sorgt dafür, dass elektronische Rechnungen mit UNI-EXCELLENT im ZUGFeRD-Standard erstellt werden können. Alle Informationen, die man als Text im PDF-Dokument lesen kann, werden zusätzlich als XML-Datei in maschinenlesbarer Form beigefügt. Im Jahr 2020 wird diese Form für Rechnungen von öffentlichen Aufträgen Pflicht. Mehr über ZUGFeRD und seine Vorteile erfahren Sie hier.

Das UNI-DMS wird auch Ihren Arbeitsalltag erleichtern. Überzeugen Sie sich von den Dokumentenscannern und unserer dazu gehörigen Software UNI-DMS in einer Vorführung, ganz bequem bei Ihnen vor Ort!