Mit uns setzen Sie auf’s richtige Pferd!

DMS & ZUGFeRD

Sie bekommen Rechnungen als PDF oder ZUGFeRD? – Dann ist unser DMS mit ZUGFeRD-Rechnungslegung genau das Richtige für Sie.

Zunächst die Abkürzungen erklärt:

PDF   Portable Document Format – Ein portables Dateiformat, dass auf nahezu jedem Computer, Smartphone oder Tablet unabhängig vom Betriebssystem darstellbar ist.
ZUGFeRD   Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland – Es handelt sich dabei um ein spezielles PDF-Format, dem eine XML-Datei mit Angaben in maschinenlesbarer Form beigefügt ist. Dadurch kann ein Mensch das PDF-Dokument ansehen und Software die buchhalterischen Informationen weitgehend automatisch aus der XLM-Datei verarbeiten.
DMS   Dokumenten Management System – Der elektronische Aktenschrank zur Aufbewahrung aller elektronischen Dokumente, insbesondere der Eingangsrechnungen.
PDFs, ZUGFeRD-Dateien, E-Mails, Word-, Excel-, Foto-, Video- und Audiodateien können darin durchsuchbar gespeichert werden.
Mit dem Dokumentenscanner können Papierdokumente digitalisiert und gespeichert werden.
Dokumente können nach enthaltenen Wörtern gefunden, sowie mit Kategorien und Verweisen zu Vorgängen verbunden werden.

Bei elektronischen Rechnungen ist die ursprüngliche Datei das Rechnungsoriginal. Deshalb muss sie mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden. Elektronische Rechnungen auszudrucken ist also wenig sinnvoll. Die Verarbeitung in der Buchhaltung und/oder bei Ihrer/m Steuerberater/in kann besser elektronisch erfolgen.

Vorteile der elektronischen Rechnungen:

  • Keine Papier-, Druck- und Portokosten
  • Es wird keine Lagerfläche für Ordner benötigt
  • Die Weiterverarbeitung wird sicherer und schneller – da Fehler bei der Erfassung vermieden werden, erfolgen Buchhaltungs- und Rechnungsläufe beschleunigt
  • Der Zugriff auf archivierte Rechnungen ist in Sekundenschnelle möglich

Wenn Sie die Vorteile elektronischer Rechnungen nutzen wollen, ist das UNI-DMS mit ZUGFeRD-Rechnungslegung für Sie die Lösung.

UNI-DMS bewahrt alle elektronischen Dokumente sicher auf. Weiterhin können Sie diese sehr einfach Ihrer/m Steuerberater/in weitergeben oder diese direkt in der EXCELLENT-OPOS-Verwaltung oder Finanzbuchhaltung verarbeiten.

Gerne beraten wir Sie ausführlich. Kontaktieren Sie uns einfach über einen der folgenden Wege:


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