NEU AB 01. JULI 2018: DAS DOKUMENTEN-MANAGEMENT-SYSTEM (DMS)
E-Mails, PDF´s und Fotos stellen heute einen Großteil des Schriftverkehrs dar. Hinzu kommen Dokumente in Papierform. So gibt es mindestens zwei Stellen zum Suchen und Bearbeiten, der/die Computer und Aktenordner.
Dass nahezu alle Dokumente, auch die Elektronischen(!), 10 Jahre aufzubewahren sind, macht den Einsatz eines DMS unabdingbar.
Aufgaben des UNI-DMS
1. Suchen und finden in den stetig größer werdenden Datensammlungen
2. Schaffung einer Bearbeitungsstruktur für elektronische Dokumente
3. Archivierung der Dokumente für mindestens 10 Jahre und das strukturierte Löschen nach Ablauf
der Lagerfristen
Vorteile des DMS im Überblick
• Finden von Informationen ohne langes Suchen
• Optimierung von Bearbeitungsprozessen
• Verbesserte Qualität der Vorgangsbearbeitung
• Wegfall von Verteilerkopien
• Fehlerminimierung
• Mehr Dokumentensicherheit – weniger Dokumentenverlust
• Kostenreduktion bei wachsendem Geschäftsvolumen
• Geringerer Platzbedarf
• Entlastung von E-Mail Systemen
• Einheitliche Informationsplattform, keine Medienbrüche
• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wie GoBD, DSGVO
• Steigerung der Mitarbeitermotivation durch Reduzierung eintöniger Ablage- und Suchtätigkeiten
